Orderkoppelingen
Hoofdstuk: Documenten automatisch genereren

 

 

 

Via de orderkoppelingen kan u bepalen hoe documenten automatisch gegenereerd worden.Men kan een veld van een documenttype koppelen met één of meerdere velden uit een order. Wanneer dan het document automatisch gegenereerd wordt op basis van een order, worden voor elk veld van het document, de gekoppelde gegevens opgehaald uit de order.

De orderkoppelingen kan u zelf invoegen in elk veld van een document.
Volg deze stappen om orderkoppelingen toe te voegen aan een veld:

  1. Kies Vensters -> Documenttypes
  2. Selecteer het documenttype waarin u de orderkoppelingen wil leggen, en klik "Bewerken"
  3. Selecteer de tab "Velden"
  4. Selecteer het veld waarin u de orderkoppelingen wil leggen, en klik "Bewerken"
  5. Selecteer de laatste tab "OrderKoppelingen"
  6. Selecteer een beschikbaar veld uit de 3 lijsten, en klik "Invoegen"
  7. Herhaal stap 6 tot het veld correct is samengesteld
  8. Klik "Opslaan en sluiten"

 

 


Voorbeeld 1


Stel dat het documenttype "CMR-NL" een veld bevat met de titel "Instructies afzender".
Stel dat orders het veld bevatten "Instructies afzender".

U voegt dan in het veld "Instructies afzender" van documenttype "CMR-NL" volgende orderkoppeling toe:

[Order~InstructiesAfzender] (selecteer dit veld in de lijst en klik 'invoegen')

Als u nu het document "CMR-NL" automatisch wilt genereren, maakt u eerst een nieuwe order aan en vult die in. Vervolgens klikt u : "Document automatisch genereren" -> "CMR-NL".
CMR-JET zal nu een nieuw document aanmaken van het type "CMR-NL". Voor elk veld worden vervolgens de orderkoppelingen nagekeken. Bestaat er een geldige koppeling, wordt het veld uit de order opgehaald, en ingevuld in het nieuwe document.
Hierbij wordt het veld vermeld tussen haakjes: [Order~InstructiesAfzender] vervangen met de waarde uit de order. De rest van ingevulde tekst blijft ongewijzigd.

 

Voorbeeld 2

 

Stel dat het documenttype "CMR-NL" een veld bevat met de titel "Geadresseerde".
Stel dat orders een contact-veld bevatten, genaamd "Geadresseerde".

In het veld van het documenttype voegt u dan volgende orderkoppelingen in:

 

[Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Bedrijfsnaam]
[Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Straat] [Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Nummer] [Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Bus]
[Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Postcode] [Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Plaats]
[Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Land]

 

Wilt u nu dit document automatisch genereren, maakt u een nieuwe order aan, waarna u bij het veld "geadresserde" simpelweg het contact selecteert. Vervolgens klikt u op "Document automatisch genereren" -> "CMR-NL", waardoor een nieuw document wordt aangemaakt. In het veld "Afzender" word netjes de gegevens van de contact geplaatst.

 

Resultaat:

 

XYZ Logistics
Stationstraat 10
1234 KerkPlaats
België

 

 

Bijkomende tekst invoegen en waardes automatisch berekenen

 

Naast de verschillende velden die u kan selecteren, kan u ook tekst of wiskundige operators invoegen (+ - * /).

  • Tekst invoegen

    U kan in het vak met orderkoppelingen uw eigen tekst invoegen. Ordervelden worden steeds tussen vierkante haakjes vermeld. Die ordervelden zullen worden vervangen met de waardes uit de order, terwijl de gewone tekst blijft staan.

    Dus bijvb: "Aan: [Contact~Geadresseerde~Bedrijf~Bedrijfsnaam]"
    geeft resultaat: "Aan: XYZ Logistics"

  • Optellen, aftrekken, vermenigvulden & delen

    Velden die numerieke waardes bevatten kan u optellen, aftrekken, vermenigvuldigen of delen. U schrijft de operator hierbij tussen vierkante haakjes.

    Bijvb: "[Product~Aantal][*][Product~NettoGewicht] kg"
    Geeft resultaat: "20 kg"  (40 * 0,5 kg)

 

 

Belangrijke opmerkingen:

 

Wanneer u een productveld invoegt in de orderkoppelingen , bijvb "[Product~Naam]", en de order bevat meerdere producten, zal elk productveld worden ingevoegd op een nieuwe regel. Dit kan tot onverwachte resultaten leiden :
Stel dat het documenttype "CMR-NL" het veld bevat "Productlijst".
In de orderkoppelingen heeft u ingesteld : [Product~Naam] [Product~Aantal]

 

Resultaat bij 1 product: (correct)
Testproduct1 12

 

Resultaat bij 2 producten: (fout!)
Testproduct1
Testproduct 2 12
24

 

Wat er gebeurt is, is dat [Product~Naam] vervangen is door de 2 regels met productnamen, en [Product~Aantal] is vervangen door 2 regels met aantallen (12 & 24)

 

Oplossing:

U moet het veld "Productlijst" van het document "CMR-NL" splitsen in 2 velden (2 kolommen). In de eerste kolom legt u dan als orderkoppeling: [Product~Naam], en in de tweede kolom [Product~Aantal].

 

Resultaat:

Testproduct1  12
Testproduct 2  24

 

 

zie ook: Tabblad orderkoppeling opties